İşletmeniz için dijitalleşme kılavuzu

Yeni bir dijital çağa girdik: Dijitalleşme Çağı. Dünyanın dört bir yanındaki işletmeler, iş süreçlerini iyileştirmek ve iş akışlarını kolaylaştırmak için Büyük Veri teknolojileri ve yapay zekadaki gelişmeleri benimsemeye başlıyor. Ancak bu gerçeğe rağmen Workday tarafından yürütülen küresel bir araştırma çalışmasına göre, profesyonel hizmet firmalarının %48’i KPI’larının hâlâ içinde faaliyet gösterdiğimiz dijital çağı yansıtmadığı konusunda hemfikir.

Kuruluşların güncel ve rekabetçi kalabilmeleri için yetişmeleri gerekiyor.

Bunu aklımızda tutarak, bugünkü yazımızda iş süreçlerinizi dijitalleştirmenize ve işletmenizde üretken bir dijital kültür geliştirmenize yardımcı olacak en önemli 10 ipucunu paylaşacağız. Bu dönüşümün 2023’te faaliyet gösteren işletmeler için neden bu kadar önemli olduğunu anlamanıza yardımcı olmak için dijitalleşmenin bazı faydalarını da paylaşacağız.

Dijitalleşme nedir?

Dijitalleştirme, iş süreçlerinizi ve iş akışlarınızı dijitalleştirmek (bilgisayarlaştırmak) için yazılım ve diğer bilgisayar tabanlı İK teknoloji çözümlerini uygulama sürecidir. Bu, birkaçını saymak gerekirse belge yönetimi, envanter kontrolü, muhasebe ve raporlama süreçlerinizi içerir. Bu , iş modelinizi dijital çağa ve sahip olduğu gelir ve değer üreten fırsatlara hazır olacak şekilde uyarlamakla ilgilidir.

Dijital dönüşümün sunduğu faydaları benimseyerek ve doğru dijitalleşme stratejilerini uygulayarak, geleneksel kağıt bazlı sistemlere güvenmek yerine müşteri ve çalışan deneyiminin her aşamasını yönetmek için daha verimli sistemler oluşturabilirsiniz. Bu size gerçekten önemli olana, yani çalışanlarınıza ve müşterilerinize odaklanmanız için daha fazla zaman bırakır.

Dijitalleştirme ipuçları

Artık İK’da dijitalleşmenin ne olduğunu anlattığımıza göre iş süreçlerinizi dijitalleştirmek için kullanabileceğiniz 10 stratejiye bakalım. Bu stratejileri işletmenizde uygulayarak kuruluşunuzu dijital çağa hazırlayabilir ve işletmenizin daha sorunsuz yürümesine yardımcı olabilirsiniz.

Dijital kültürü benimseyin

Dijitalleşme kavramı, süreçlerinizi kolaylaştırmak için İK dönüşümüne yönelik yazılım uygulamasının ötesine geçer; aynı zamanda kültürünüzü de dikkate alır. Teknolojinin kuruluşunuzu geleceğe taşıdığı dijital bir kültür yaratmakla ilgilidir.

Peki dijital kültür tam olarak nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, süreçlerinize ve prosedürlerinize getirdiğiniz teknolojik değişikliklere yanıt olarak kuruluşunuz içinde meydana gelen kültürel bir değişimdir. Her şey çalışanlarınızın bu değişiklikleri benimsediği ve bunların kuruluşunuza getirebilecekleri faydaları anladığı çevik bir ortamı beslemekle ilgilidir.

Dijital kültür yaratmanın ilk adımı iletişim ve şeffaflıktır. Herhangi bir teknolojik değişikliği uygulamaya koymadan önce uygulayacağınız tüm stratejiler konusunda net olduğunuzdan emin olun. Daha sonra, bu değişiklikleri uyguladıktan sonra eğitim verin ve iletişim hatlarını her zaman açık tutun.

Dijital işe alım ve işten çıkarma süreçleri

İş süreçlerinizi dijitalleştirirken başlamak için iyi bir yer işe alım ve işten ayrılmadır. Bu önemlidir çünkü bir çalışana verdiğiniz ilk ve son izlenim çoğu zaman en unutulmaz izlenim olabilir. Süreçleriniz kafa karıştırıcı ve verimsizse bu durum işveren markanızı doğrudan etkileyebilir. Ayrıca genel çalışan deneyiminizi de etkileyebilir.

Dijital katılım, tüm dijital katılım sürecinizi oluşturmak ve sunmak için dijital araçların kullanılmasını içerir. Geleneksel katılım genellikle yüz yüze yapılırken, dijital katılım %100 çevrimiçidir (uzaktan çalışanları işe alırsanız harika bir çözüm). Örneğin, Factorial’ın işe alım özelliği ile yeni işe alım süreçlerinizi otomatikleştirip kolaylaştırabilir ve her şeyi basitleştirilmiş ve kişiselleştirilmiş bir şekilde yönetebilirsiniz. Bu şekilde, her yeni işe alınan kişinin ilk gününde ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri aldığından ve görevlerine hızlı ve verimli bir şekilde entegre olabildiklerinden emin olabilirsiniz.

Aynı şey dijital ayrılma için de geçerli. Ayrılan her çalışanı yönetmek için net ve tutarlı bir sisteme sahip olmak amacıyla süreci otomatikleştirmek için işten çıkarma araçlarımızı kullanabilirsiniz. Bu şekilde, şirketinizden olumlu bir izlenimle ayrılırlar ve deneyimlerini başkalarıyla paylaşma olasılıkları artar.

Belge imzalama

İşe alma ve işten çıkarmanın ardından, bir çalışanın sizinle birlikte geçirdiği süre boyunca, sözleşmeler ve Gizlilik Sözleşmeleri gibi bir dizi önemli belgeyi imzalaması gerekecektir. Aynı şey müşterileriniz ve tedarikçileriniz için de geçerlidir.

Geleneksel kağıda dayalı sistemlerde, özellikle çalışanlarınız, müşterileriniz veya tedarikçileriniz yerel değilse, bu biraz zaman alabilir. Belgeyi imzalamanız ve imzaları için onlara göndermeniz gerekir. Daha sonra imzalı belgeyi almak için beklemeniz gerekir. Daha sonra kopyalarını çıkarmanız ve dosyalamanız gerekir. Ayrıca, belgenin kaybolması veya yol boyunca bir yere yanlış yerleştirilmesi riskiyle de karşı karşıya kalırsınız.

Elektronik imza kullanmak çok daha hızlı ve güvenlidir.

Örneğin Factorial’ın e-imza özelliği ile tüm önemli belgelerinizi elektronik ortamda gönderebilir, çalışanlarınızın, müşterilerinizin ve tedarikçilerinizin bunları dijital ortamda imzalamasını sağlayabilirsiniz. E-imzaların kullanımı kolaydır ve geleneksel imzalardan daha güvenlidir çünkü belgeyi kimin, nerede ve ne zaman imzaladığına dair izlenebilir bilgiler içerir. Ayrıca, çok daha hızlı bir geri dönüş elde edersiniz ve ofis alanından tasarruf edersiniz.

Dosyalarınızın ve kayıtlarınızın dijitalleştirilmesi

Çalışan dosyalarının ve kayıtlarının, dahili politikaların, sözleşmelerin, satın alma siparişlerinin, faturaların veya müşteri verilerinin işlenmesi olsun, verimli belge yönetimi için güvenilir bir sistemin mevcut olması hayati önem taşır. Dijitalleşmenin ulaşmayı amaçladığı şey de tam olarak budur. İşletmenizde elektronik belge yönetim sistemini ( EBYS ) uygulayarak, tüm verilerinizin çevrimiçi olarak güvenli bir şekilde saklanmasını ve ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilmesini sağlayabilirsiniz.

EDMS, şirketinizin her seviyesindeki tüm dosya ve kayıtlarınızı dijitalleştirir ve merkezileştirir. Bu, kuruluşunuzun verimliliği üzerinde son derece olumlu bir etkiye sahip olabileceği anlamına gelir.

Factorial’in hepsi bir arada İK çözümünde yer alan gibi bir EDMS uygulamasının en büyük faydaları şunlardır:

Verimliliği arttırmak
Çoklu platform yetenekleri
Güvenlik ve uyumluluk
Artan işbirliği
Veri bütünlüğü
Ölçeklenebilir ve merkezi belge depolama
Etiketleme sistemleri, meta veri arama ve klasörlerle dosyaların düzenlenmesi
Otomatik ve/veya manuel yedekleme ve arşivleme işlemleri
Doküman kontrol sistemleri
Erişim kontrolleri
Kolay paylaşım ve canlı düzenleme özellikleri için ortak çalışmaya dayalı araçlar
Gelişmiş güvenlik protokolleri
Belge yaşam döngülerini yönetmeye yönelik özellikler
Dahili ve harici dosya paylaşım yetenekleri
Birden fazla kaynak ve platformda arama yapar
Belge geçmişini ve sistem etkinliğini izlemeye yönelik araçlar

Çalışan geri bildirimlerinin dijitalleştirilmesi

İşletmenizde dijitalleşmeyi uygulamanın bir diğer harika yolu da çalışanlarınızdan geri bildirim toplama şeklinizi yönetmek için dijital araçlar kullanmaktır. Bunu yapmanın en iyi yolu dijital çalışan anketleridir. Bu anketler önemlidir çünkü mevcut katılım düzeyinizi değerlendirmenize yardımcı olurlar. Daha sonra bu verileri iyileştirilecek alanları belirlemek için kullanabilirsiniz. Optimize edilmiş bir çalışan deneyimi yaratmak için bu çok önemlidir.

Doğru dijital araçlar sürecin her aşamasında sizi destekleyebilir. Buna anketlerinizin hazırlanması ve dağıtılması ve çalışanlardan topladığınız geri bildirimlerin analiz edilmesi de dahildir.

Örneğin, Factorial’ın hepsi bir arada İK yazılımı, çalışanlarınızın geri bildirim anketlerini yönetmek için bir dizi özellik içerir. Anketlerinizi doğrudan platformdan çalışanlarınızla paylaşmak için kullanabilirsiniz. Daha sonra dijital anketleri kendi çalışan portalları aracılığıyla kendi zamanlarında tamamlayabilirler. Ayrıca yazılımımız, çalışanlarınızın tüm geri bildirimlerinin merkezileştirilmesi ve analiz edilmeye hazır olması için performans değerlendirmelerinizi yönetmeye yönelik özellikler de içerir.

Analitik ve içgörüler

Otomasyon ve Büyük Veri teknolojisini işletmenizde uygulamanın en büyük faydalarından biri, değerli içgörülere ve analizlere erişim elde etmenizdir. Bu nedenle raporlama süreçlerinizi dijitalleşme stratejinize dahil etmeniz çok önemli. Doğru analitiklere erişime sahip olmak, kuruluşunuzu ileriye taşımak için veriye dayalı stratejiler tasarlamanıza yardımcı olabilir.

Süreci dijitalleştirmek için yazılım kullandığınızda otomatik olarak oluşturabileceğiniz rapor örnekleri arasında mali raporlar, personel sayısı raporları, DEI raporları, gider raporları ve ciro raporları yer alır. Doğru dijital otomasyon araçlarıyla olanaklar sonsuzdur.

Factorial’ın hepsi bir arada yazılım çözümü ile dijitalleştirilmiş veri kaynaklarını kullanarak işletmenizi daha etkin bir şekilde yönetebilirsiniz. İnsan yönetimi yazılımımız size çok sayıda değerli veriye ve KPI’ya erişim sağlar. Ayrıca raporlarınızı doğrudan rapor kontrol panelinizden yönetebilirsiniz. Dahası, Factorial bu raporları daha önce girdiğiniz bilgilerden otomatik olarak oluşturur. Bu da değerli zamanınızdan büyük oranda tasarruf etmenizi sağlar.

Müşteri hizmetlerinin dijitalleşmesi

İşletmenizde gerçek anlamda dijital bir kültür yaratmak için müşterilerinizi de dijital dönüşüm stratejinize dahil ettiğinizden emin olmanız gerekir. Müşterilerinizi teknolojiyi benimsemeye teşvik ederek ve müşteri verilerini toplama süreçlerinizi kolaylaştırmak için Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) sistemi gibi dijital araçları kullanarak, sunduğunuz müşteri hizmetleri düzeyini çeşitli şekillerde artırabilirsiniz:

CS ekibinizin bir müşteriyle iletişim kurduğunda ilgili tüm verilere erişebilmesi için müşteri profilleri oluşturabilirsiniz. Bu, çalışanlarınızın müşterilerinizi daha iyi tanımasına yardımcı olur ve böylece genel müşteri deneyiminizi geliştirebilirsiniz.
Otomatik haber bültenleri ve toplu e-postalarla geçmiş ve mevcut müşterilerinizle iletişim halinde olmanız ve ilgili teklifleri ve indirimleri paylaşmanız çok daha kolay.
Pazarlama departmanınız, potansiyel yeni müşterileri belirlemelerine ve onlara pazarlama yapmalarına yardımcı olacak değerli bilgilere erişebilir.

Muhasebe dijitalleşmesi

Muhasebe ve faturalandırma prosedürlerinizi dijitalleştirmek, ticari işlemlerinizin daha sistematik bir şekilde yürütülmesine yardımcı olabilir ve kuruluşunuzdaki birçok departmana fayda sağlayabilir. Öncelikle muhasebe dijitalleştirmesi, satış ekibinizin erişebildiği verileri geliştirebilir ve müşteri faturalandırma ve vadesi gelen ödemeleri takip etme süreçlerini kolaylaştırmalarına yardımcı olabilir.

Belki de hepsinden en faydalı olanı, dijitalleşmenin finans departmanınızdaki süreçlerinizin çalışma şeklini nasıl iyileştirdiğidir. Tüm verilerinizi dijitalleştirerek, İK ekibinizin otomatik raporlar ve elektronik tablolar oluşturması çok daha kolay hale gelir ve böylece nakit akışınız üzerinde daha fazla kontrol sahibi olurlar. Ayrıca, Factorial’in gider yönetimi yazılımı gibi yazılımlar , çalışan giderlerini yönetme sürecini otomatikleştirmenize yardımcı olabilir. Bu, maliyetlerin üstesinden gelmeyi çok daha kolay hale getirir. Ayrıca finans departmanınızın evrak işlerine harcadığı zamanı da azaltır.

Gider dijitalleştirme kavramını bir adım daha ileriye taşıyan Faktöriyel Kartlar özelliğimiz, geleneksel kurumsal gider kartlarına güvenmek yerine, çalışanlara sanal kartlar atama seçeneği sunar. Bu kartlarla parayı doğrudan bir çalışanın dijital cüzdanına tahsis edebilirsiniz. Daha sonra gider ödemelerini doğrudan akıllı telefonlarından işleyebilirler. Bu, herkesin harcamalar konusunda daha fazla görünürlük kazanmasına yardımcı olur. Ayrıca gider raporlarını derlemek ve geri ödemeleri işlemek için harcadığınız zamanı da azaltır.

Envanter yönetiminin dijitalleştirilmesi

Kaç işletmenin hala stoklarını yönetmek için kağıt kullandığını şaşıracaksınız. Bu kadar çok evrak işi üretmenin çevresel etkisi ve buna bağlı maliyet bir yana , envanter yönetimi için kağıt kullanmak daha fazla zaman alır ve veriler manuel olarak girildiğinde hata riski çok daha yüksektir.

Dijitalleşme tüm bunlardan kaçınmanıza ve envanter yönetimi süreçlerinizi yeni dijital çağa hazırlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca operasyonlarınızı optimize etmenize, envanter maliyetlerini en aza indirmenize ve verimliliği artırmanıza da yardımcı olabilir.

Peki envanter dijitalleştirmesi tam olarak nedir?

Temel olarak, envanter seviyeleriniz üzerinde sahip olduğunuz görünürlük düzeyini artırmak için envanter yönetimi sistemlerinin kullanılmasını içerir. Bu sistemler bunu , ürünler tedarik zinciri boyunca ilerlerken verileri izleyerek ve bilgi toplayarak yapar. Bu şekilde, talebi karşılamak ve müşterilerinizi mutlu etmek için her zaman yeterli malzemeye sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz.

Örneğin, bir restoran işletiyorsanız yiyecek stoklarınızı takip etmek için envanter yönetimi yazılımını kullanabilirsiniz. Bu şekilde hangi malzemeleri ne zaman satın almanız gerektiğini bilirsiniz. Bu, operasyonlarınızın daha sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur ve envanter yönetimi sürecine dahil olan herkes için değerli zamandan tasarruf sağlar.

E-ticaret kanallarına öncelik verin

İşletmenizi dijitalleştirmenin bugün bahsetmek istediğimiz son etkili yolu e-ticaret kanallarıyla ilgilidir.

Dijitalleşme, satış kanallarınızı müşterilerinizin ihtiyaç ve beklentilerine göre uyarlamanıza yardımcı olur. Bu önemlidir, çünkü bu dijital çağda giderek artan sayıda tüketici, işletmelerin satın alma işlemleri yapmak, ödemeleri işleme koymak ve ortaya çıkabilecek olası sorunları dile getirmek için dijital kanallara sahip olmasını beklemektedir. Dijitalleştirilmiş e-ticaret kanalları sunarak satış süreçlerinizin işleyişini ve müşterilerinizle iletişim kurmak için kullandığınız yöntemleri önemli ölçüde iyileştirebilirsiniz.

Satış sürecinizin aşağıdakiler gibi çeşitli dijital e-ticaret kanallarını içerdiğinden emin olun:

Müşterilerin tüm ürünlerinizle ilgili ayrıntılara erişebilecekleri ve çevrimiçi alışveriş yapabilecekleri sezgisel bir web sitesi.
Kredi ve banka kartı ödemeleri, mobil ödemeler, QR ödemeleri, Venmo ve PayPal dahil olmak üzere çeşitli ödeme yöntemleri (çevrimiçi ve mağaza içi).
Müşterilerinizin alışverişleri ile ilgili bilgilere ulaşabilecekleri ve siparişlerini takip edebilecekleri web sitenizdeki müşteri portalları.
Müşterileriniz için telefon, e-posta, metin, çevrimiçi sohbet ve sohbet robotları dahil çeşitli iletişim kanalları.
Etkili dijital pazarlama kanalları.

Dijitalleşme neden bu kadar önemli?

Bugünkü yazımızı işinizde dijitalleşmeyi benimsemenin bazı faydalarını özetleyerek bitirelim.

Dijitalleştirilmiş iş süreçleri, dahili iş akışlarınızı daha verimli ve tutarlı çalışacak şekilde kolaylaştırmanıza ve otomatikleştirmenize yardımcı olur. Bu üretkenliği artırır ve işletmenizin hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur.
Dijital dönüşüm iletişimi iyileştirir ve şirket içi işbirliğini teşvik ederek ekibin moralini yükseltir ve genel çalışan deneyiminizi iyileştirir.
İş süreci dönüşümü için doğru stratejileri uygulamak, satış kanallarınızı geliştirir ve müşteri deneyiminizi geliştirir.
Kolaylaştırılmış süreçler maliyetleri azaltmanıza ve envanter seviyelerinizi daha iyi yönetmenize yardımcı olur.
Dijital teknoloji , güvenilir veri analitiğine dayanarak daha iyi stratejik kararlar almanıza yardımcı olur.
Dijital çağı benimsemek, dahili bir dijital kültür geliştirmenize yardımcı olur , böylece tüm ekibiniz geleceğin zorluklarına ve fırsatlarına hazır olur.
Dijitalleşme, daha güçlü ve daha yetenekli bir işletme kurmanıza yardımcı olur. Bu, rakiplerinizden öne çıkmanızı ve organizasyonel büyüme elde etmenizi sağlar.